راهنمای انتخاب سرویس تلفن voip برای سازمان ها

امروزه یکی از مهم‌ترین نیازهای هر کسب‌وکار را می‌توان توسعه و بهبود مرکز تماس تلفنی آن دانست. مرکز تماس یا Call Center یک نیاز اساسی برای ارتباط با مشتریان است و اگر کسب‌وکاری بازاریابی تلفنی و یا فروش تلفنی داشته باشد و یا خدماتی که ارائه می‌دهد به گونه‌ای باشد که نیاز به ارائه خدمات پس از فروش داشته باشد، باید هرچه سریع‌تر سرویس تلفن سازمانی خود را ارتقا دهد.

تلفن مهم‌ترین ابزار ارتباطی یک کسب‌وکار با مشترکان است و هر کسب‌وکاری که قطع شدن سیستم تلفن را تجربه کرده باشد به‌خوبی به این مهم واقف است که خسارت ناشی از آن غیرقابل‌جبران است. چراکه قطعی سرویس تلفن سازمانی مهم‌ترین سرمایه‌ی یک کسب‌وکار یعنی اعتماد مشتریان را خدشه‌دار می‌کند. 

فناوری VoIP می‌تواند بهترین راهکار برای حل مشکلات مرکز تماس در سازمان‌ها باشد. VoIP (Voice over internet protocol) به معنای انتقال هم‌زمان مکالمات تلفنی بر روی یک شبکه دیتا است. به عبارت دیگر، این امکان را فراهم می‌کند که از ارتباط اینترنتی برای برقراری تماس‌های تلفنی استفاده شود. کیفیت مکالمات بر بستر VoIP ارتباط مستقیمی با عملکرد شبکه و سرویس اینترنت دارد. به‌طوری‌که هرگونه تأخیر در تبادلات سطح شبکه، موجب افت کیفیت تماس‌های تلفنی می‌شود. برای داشتن تماس‌های تلفنی با کیفیت، کیفیت سرویس اینترنت بسیار مهم است.

اولین انتخاب سرویس تلفن سازمانی برای سازمان‌ها در هر صنعت و هر اندازه‌ای، سرویس VoIP است. مهم‌ترین دلیل انتخاب و خرید سرویس VoIP و راه اندازی تلفن Voip مقرون‌به‌صرفه بودن این سرویس نسبت به دیگر سرویس‌های تلفن است. در صورتی که سازمان، مشتری، دفاتر و یا اعضایی در سراسر ایران داشته باشد، می‌تواند با بهره‌گیری از سرویس VoIP صرفه‌جویی زیادی در هزینه سرویس خود داشته باشد. چرا که این سرویس به آسانی از طریق هر دستگاه متصل به اینترنت در دسترس است. از طرف دیگر هزینه‌های راه‌اندازی VoIP به‌طورکلی ارزان‌تر از دیگر سرویس‌های تلفنی است.

 

 

انواع شیوه‌های تلفن سازمانی:

تلفن‌های مجازی

سیستم تلفن مجازی راهکاری برای انتقال و اتصال شماره تلفن اصلی شرکت به کارمندان است که از راه دور با تلفن همراه یا تلفن خانگی مشغول کار هستند. معمولاً در ایران تلفن مجازی (Virtual PBX) را با سرویس تلفن ابری (Hosted PBX) یکسان می‌دانند، اما این‌چنین نیست. سرویس تلفن مجازی بخشی از سرویس تلفن ابری است و می‌توان گفت تلفن‌های مجازی یک سرویس تلفن کامل نیستند. تلفن‌های مجازی تماس‌ها را به یک شماره خاص هشت‌رقمی انتقال می‌دهند و پس از آن این شماره بر روی شماره‌ی کسب‌وکار دایورت خواهد شد. به این معنی که اگر کسی با این شماره تماس بگیرد پس از شنیدن صدای اپراتور گویا یا IVR می‌تواند یکی از داخلی‌ها را انتخاب کرده و به کسب‌وکار وصل گردد.

مشکل این خطوط این است که کسب‌وکار، شماره‌ی تماس‌گیرنده را نخواهد دید، دومین مشکل این خطوط هزینه برقراری تماس و انتقال تماس است از دیگر سرویس‌های تلفنی بیشتر است و سومین مشکل این خطوط این است که اساساً کسب‌وکار صاحب خط و سرشماره نیست.

 

استفاده از این سرویس تلفنی به‌هیچ‌وجه به کسب‌وکارها توصیه نمی‌گردد.

 

خطوط تلفن سنتی

در خطوط تلفن سنتی یا PSTN سیگنال‌های صوتی آنالوگ با استفاده از کابل‌های مسی حمل می‌شوند. این نوع سرویس یک خط تلفن است که کسب‌وکار از مخابرات آن را دریافت می‌کند و برای اضافه کردن ویژگی‌هایی مانند دریافت چند تماس هم‌زمان و یا انتقال خط نیاز به استقرار سخت‌افزار و تجهیزات در محل سازمان است.

به علت هزینه‌ی زیاد توسعه و تعمیرات و نگهداری متعدد، این سرویس تلفن مناسب شرکت‌ها و سازمان‌ها نیست.

سرویس تلفن ویپ (VoIP)

سرویس ویپ (Voice over internet protocol) به معنای انتقال هم‌زمان مکالمات تلفنی بر روی یک شبکه دیتا است که امکان استفاده از اینترنت برای برقراری مکالمات تلفنی را فراهم می‌آورد.

در حال حاضر دو سرویس تلفنی ابری (Hosted PBX) و سیپ ترانک (SIP Trunk) بر بستر اینترنت برای انواع کسب‌وکار‌ها ارائه می‌شود.

سیپ ترانک

سیپ ترانک در واقع یک روشی است که سیستم تلفنی های تجاری میتوانند از خطوط اینترنتی بجای خطوط تلفنی قدیمی (E1 و آنالوگ) برای ارتباطات خود استفاده کنند. سیپ ترانک از تکنولوژی ویپ و بر پایه پروتکل سیپ SIP (Session Initiation Protocol) به انتقال خطوط پرداخته و کار میکند. پروتکل سیپ که پایه و مبنای خطوط سیپ ترانک است استانداردی جهانی برای انتقال صوت و تصویر در راهکارهای جامع ارتباطی Unified Communications (UC) است.

خطوط سیپ ترانک محدودیت های فیزیکی خطوط نسل قدیم را به طور کامل حذف میکند. دیگر نیازی به سخت افزار، سیم کشی، باکسهای تلفنی حجیم همانند چیزی که برای خطوط آنالوگ نسل قدیم وجود داشت نیست. با استفاده از این پروتکل استاندارد، ارائه دهندگان سرویس های مخابراتی (وُیپ) یک یا چند کانال را به پی بی ایکس مشتری متصل میکنند. شماره تلفن ها و DID ها به سیپ ترانک پیوند داده شده اند. در بسیاری از موارد شماره ها میتوانند به سیپ ترانک پورت شوند. این پروتکل به عنوان محبوب ترین پروتکل استاندارد خانواده voip می باشد که اکثر دیوایس های مخابراتی در حوزه voip از این پروتکل پشتیبانی می نمایند. پروتکل sip یک پروتکل سیگنالینگ می باشد که کلیه مسایل مربوط به شروع، برقراری و مدیریت یک تماس را از آغاز تا پایان در بر می گیرد. برای آشنایی بیشتر به تصویر یر توجه نمایید.

 

 

این سرویس مناسب کسب‌وکارهایی است که می‌خواهند کنترل کامل بر روی سیستم خود و دسترسی به تجهیزات در تمام زمان‌ها داشته باشند، همچنین در محل شرکت به متخصصین VoIP مجهز هستند.

سرویس تلفن ابری

سرورها برای سرویس دهی در مکان دیگری قرار می گیرند و سیستم ها از داخل شرکت به این سرور ها متصل می شوند و خدمات را از آنها در بستر زیر ساخت های مختلف شبکه دریافت می کنند، به همین خاطر به مکانی که سرویس دهنده ها و تجهیزات در آنجا مستقر هستند مرکز تلفن ابری گفته می شود. سرویس تلفن ابری تقریبا اکثر امکانات و قابلیت های یک سیستم تلفنی را داشته و این قابلیت ها را سرویس دهنده به صورت پلن های متنوع در اختیار کاربران قرار می دهد. 

اگر بخواهیم در مورد مزایای سرویس تلفن ابری صحبت کنیم شاید بارزترین و مهمترین مزیت آن نسبت به سیستم تلفنی های تحت شبکه ویپ که بر روی یک سرور کامپیوتری درون مجموعه راه اندازی می شوند ، عدم نیاز این سرویس به تهیه سرور و تجهیزات شبکه برای پیاده سازی آن  می باشد. از دیگر مزیت های این سیستم عدم نیاز به افراد متخصص برای نگهداری و پشتیبانی تجهیزات سخت افزاری بوده که سبب کاهش هزینه های نیروی انسانی و پشتیبانی می شود.

از نظر امکانات و قابلیت های نرم افزاری معمولا برتری خاصی نسبت به مرکز تلفن های تحت شبکه نرم افزاری قابل نصب بر روی سرورهای کامپیوتر ندارند و اکثر امکاناتی که مورد نیاز یک سیستم تلفنی برای مدیریت تماس ها می باشد را هر دو سیستم دارند.

یکی از مهمترین معایبی که به مرکز تلفن ابری گرفته می شود وابستگی این سیستم به اینترنت می باشد. این بدین معناست که اگر به هر دلیلی اینترنت شما قطع شود ، طبیعتا سیستم تلفنی شما نیز قطع شده و تلفن های شما مختل می گردد.

 

بخشهای اصلی یک سیستم تلفنی VoIP

سیستم های تلفنی VoIP به صورت بسته ای با ویژگی های بسیار متنوع ارائه می شوند. این ویژگی ها آنقدر زیادند که شاید هیچگاه از همه ی آنها را استفاده نکنیم.

در اینجا به برخی از ویژگی هایی که بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند اشاره می کنیم:

• منشی مجازی دیجیتال ( Attendant Auto )
• قابلیت شماره گیری مستقیم داخلی ها از بیرون Dialing Inward Direct
• شناسه تماس گیرنده، انتقال تماس، تماس سه طرفه، Call, Transfer Call, ID Caller Forwarding, Three-way Calling ،
• پارک تماس گرفتن خط Call Park, Call Pick up
• نظارت و کنترل تماس، ضبط مکالمات Recording Call and Monitoring Call
• صفوف انتظار تماس و مسیردهی آنها Routing Call and Queues Call
• صندوق صوتی Voicemail (and voicemail to email)
• کنفرانس صوتی Calling Conference
• داخلی های راه دور یا مجازی Extensions Virtual or Remote
• ابزار آنالیز و مانیتورینگ Tools Monitoring and Analytics
• گزارش تماس ها reporting Call
• پنل مدیریت تحت وب management based Web
• امکان کار با برنامه ای کاربردی دیگر integration Application

 

 

سازماندهی سیستم تلفنی و افزایش بهره‌وری سازمان به کمک راه اندازی ویپ

موضوع هزینه‌ها فقط به هزینه راه اندازی مرکز تلفن ویپ خلاصه نمی‌شود . یکی از نکاتی که یک شرکت باید در انتخاب مرکز تلفنی در نظر بگیرد این است که با توجه به هزینه‌ای که برای راه اندازی یک مرکز تلفن پرداخت می‌کند چه تغییراتی در هزینه‌های جاری شرکت ایجاد می‌شود؟ و یا این که کدام راهکار می‌تواند علاوه بر رفع نیاز‌های تلفنی موجود، کیفیت سرویس‌دهی و در نتیجه بهره‌وری سازمان را افزایش دهد؟

در پاسخ به این سوال‌ها می‌توان سریعا سیستم تلفنی VOIP را معرفی نمود. مراکز تلفنی تحت شبکه به دلیل استفاده از تکنولوژی دیجیتال قابلیت‌های بی‌نظیری مانند ارسال پیام خوش‌آمد گویی، ایجاد سیستم نظر‌سنجی از مشتری و …. را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که مجموع همه‌ی این قابلیت‌ها باعث افزایش کیفیت سرویس‌‎دهی و در نتیجه افزایش رضایت مشتری و درآمد خواهد شد . این در حالی است که مراکز تلفنی آنالوگ در بسیاری از موارد فقط می‌توانند نیاز‌های اولیه تلفنی یک سازمان را برطرف کنند .

 

کاهش هزینه‌های مخابراتی با راه اندازی VOIP

هنگامی که در یک سازمان و یا بین شعبات از تجهیزات و ادوات داخلی شرکت برای تماس‌های داخلی بین همکاران استفاده می‌شود، هزینه‌های تلفنی به صورت چشمگیری کاهش پیدا می‌کند. این روند در مرکز تلفن VOIP می‌تواند تاثیر قابل توجهی در کاهش هزینه‌های سازمان داشته باشد .

با توجه به نکاتی که در مورد هزینه راه اندازی Voip (ویپ) در مقایسه با سیستم تلفنی آنالوگ مطرح شد و قابلیت‌هایی که در ازای پرداخت هزینه برای یک سیستم تلفنی ویپ به دست می‌آوریم می‌توان گفت در بسیاری از موارد راه اندازی یک مرکز تلفن VOIP می‌تواند انتخاب بسیار مناسبی برای پیاده‌سازی یک سیستم تلفنی باشد . این سیستم با توجه به قابلیت‌های بی‌نظیری که برای داخل و خارج از سازمان فراهم می‌کند و قابلیت مدیریت هزینه‌ای که در اختیار ما قرار می‌دهد بدون شک انتخاب اول و آخر خواهد بود .

شما عزیزان می‌توانید در صورت وجود هرگونه سوال و یا ابهام در مورد راه اندازی تلفن ویپ و هزینه‌های راه اندازی آن با شرکت ساپرن تماس گرفته و سوالات خود را با متخصصین ما در میان بگذارید.