۷ مزیت استفاده از تلفن ثابت سازمانی مبتنی بر Hosted PBX

سیستم تلفن سازمانی، نقش تعیین کننده‌ای در بهره وری سازمان دارد و به دلیل کاربرد آن در ارتباط با مشتریان، در رضایت مشتری و تصویر برند سازمان نیز تاثیرگذار است. در نتیجه هرگونه مشکل و اختلال در آن می تواند آسیب های بزرگی به سازمان وارد کند.

در کشور ما بسیاری از سازمان ها هنوز از سیستم‌ تلفنی سنتی استفاده می‌کنند که ریسک و هزینه زیادی را به همراه دارد. تحقیقات نشان داده است که تغییر سیستم ارتباطی از تلفن‌های سنتی به Hosted PBX، تأثیر قابل توجهی بر کاهش هزینه‌ی کسب‌وکارها دارد. اگرچه کاهش هزینه، شاید دلیل کافی برای تغییر سیستم تلفن یک کسب‌وکار نباشد، اطلاع از مزایای سیستم تلفن مبتنی بر Hosted PBX می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا ارتباطات تجاری خود را ارتقا دهند.

طبق تحقیقات سایت atlantech در پایان سال ۲۰۱۹، ۹۰% از شرکت‌های آمریکایی برنامه‌های کاربردی و خدماتی خود را به برنامه‌های ابری (Cloud) تغییر خواهند داد. تحلیلگران پیش‌بینی کردند تقریباً ۱۰۰% شرکت‌ها تا سال ۲۰۲۱ سیستم سازمان خود را به سیستم‌های مبتنی بر ابر منتقل خواهند کرد.

تلفن‌های سازمانی Hosted PBX جایگزینی انعطاف‌پذیر و کم‌هزینه برای خطوط تلفن آنالوگ هستند. کسب‌وکارهایی که سیستم تلفن خود را به Hosted PBX تغییر می‌دهند و اقدام به راه اندازی تلفن ویپ می نمایند، می‌توانند از طیف وسیعی از مزایا بهره‌مند شوند که موجب چابکی بیشتر سازمان و بهبود عملکرد کارمندان می‌شود.

 

Hosted PBX چیست؟

Hosted PBX راه حلی مبتنی بر رایانش ابری است. به این صورت که که کل سیستم تلفن سازمان توسط ارائه کننده‌ی سرویس میزبانی می‌شود. تمام مسولیت‌های سخت افزاری، نرم افزاری و نگهداری بر عهده‌ی ارائه کننده‌ی سرویس است. و بر خلاف مدل‌های قبلی که نیازمند سرمایه‌گذاری کلان برای خرید تجهیزات، نگهداری و آموزش مداوم است؛ این سرویس بدون نیاز به هیچ سخت افزار و یا نرم افزاری هزینه‌ها را به شدت کاهش می‌دهد. مشترک از ارائه کننده‌ی سرویس، مرکز تلفن مجازی با ظرفیت مورد نیازش را دریافت می‌کند و به ازای آن به صورت ماهیانه، سالیانه و یا هر مدل توافقی دیگر، هزینه را پرداخت می‌نماید.

امروز یکی از محبوب‌ترین راه‌حل‌های ارتباطی برای کسب و کارها Hosted PBX است، زیرا هزینه‌ها را به طور قابل‌توجهی کاهش می‌دهد و محدودیت های PBX های سنتی را ندارد. همچنین به سرعت راه‌اندازی و در اختیار مشترک قرار می‌گیرد. سیستم‌های Hosted PBX یک راه حل نوین و مقرون به‌صرفه با ویژگی‌های متمایز برای بروز کردن راه‌های ارتباطی در داخل و خارج سازمان‌ها به شمار می‌آید.

 

 

مزایای استفاده از تلفن ثابت سازمانی مبتنی بر Hosted PBX

 

1. پرداخت هزینه براساس میزان استفاده

هزینه‌ی سرویس تلفن Hosted PBX کاملاً قابل پیش‌بینی و روشن است. در ابتدا هزینه‌ای برای خرید سرشماره و داخلی‌ها پرداخت می‌شود، پس از آن هزینه‌ای توافق شده به‌صورت ماهانه در جهت نگهداری از سرویس به تأمین‌کننده پرداخت خواهد شد. 

 

2. نصب و نگهداری آسان

ایجاد تغییرات در زیرساخت تلفن‌های سنتی، هزینه و مشکلات زیادی همراه با تاخیر و قطعی‌هایی در اعمال این تغییرات به وجود می‌آورد. کسب‌وکارها می‌توانند با همکاری با یک ارائه‌دهنده سیستم تلفن مبتنی بر Hosted PBX، بخش عظیمی از هزینه نگهداری، به‌روزرسانی و تعمیرات را ذخیره نمایند. در سیستم تلفن‌های Hosted PBX نصب، راه‌اندازی، نگهداری و پشتیبانی بر عهده‌ی شرکت ارائه‌دهنده سرویس است.
علاوه بر آن، سیستم‌های تلفنی Hosted PBX یک پنل ساده مبتنی بر وب را برای مدیر و یک پنل دیگر برای کارمندان ارائه می‌دهد. خطوط، ویژگی‌های مدیریتی و پیکربندی در آن قابل تنظیم و مدیریت است. انجام این امور بسیار ساده است و نیاز به حضور نیروی فنی در سازمان ندارد.

 

3. کاهش تعرفه‌های تماس

تحقیقات نشان داده که تغییر سیستم تلفن سازمانی از روش‌های سنتی به Hosted PBX باعث کاهش ۵۰ تا ۷۰ درصدی هزینه‌های تماس یک کسب‌وکار می‌شود. معمولاً تعرفه‌ی تماس‌های تلفنی Hosted PBX از دیگر سرویس‌های تلفن ثابت بسیار کمتر است.

 

4. دسترسی

مدیران و کارمندان با نصب اپلیکیشن سرویس تلفن Hosted PBX بر روی تلفن همراه هوشمند خود، می‌توانند از هرجایی تماس و پیام‌های خود را مدیریت نمایند. استفاده از سرویس تلفن Hosted PBX به کارمندان این امکان را می‌دهد که از طریق لپ‌تاپ، تبلت، یا تلفن هوشمند و بدون نیاز به IP Phone با مشتریان و همکاران خود در هر جا در ارتباط باشند.

 

5. ویژگی‌های پیشرفته در برقراری تماس تلفنی

شرکت‌ها و سازمان‌ها با استفاده از سیستم تلفن Hosted PBX به ابزارهای ارتباطی پیشرفته مبتنی بر ابر دسترسی پیدا می‌کنند. چت درون‌سازمانی، کنفرانس صوتی و تصویری، فکس اینترنتی، دریافت گزارش‌ها متنوع از تماس‌های مشترکین و ابزارهای دیگر (بر اساس ارائه‌دهنده سرویس) ازجمله امکاناتی است که Hosted PBX در اختیار شرکت‌ها و سازمان‌ها قرار می‌دهد. همکاری با ارائه‌دهنده‌ای که طیف گسترده‌ای از ابزارهای ارتباطی تجاری را ارائه می‌دهد، مزیت قابل توجهی برای سازمان فراهم می‌آورد.

 

6. قابل اعتماد

تقریباً همه‌ی سازمان‌هایی که سرویس تلفن خود را به Hosted PBX تغییر داده‌اند از تصمیم خود راضی هستند. با این‌حال، تحقیقات نشان می‌دهد تنها دلیلی که بسیاری از کسب‌وکارها از تغییر دادن سرویس تلفن به Hosted PBX مطمئن نیستند، مربوط به عدم قابلیت اطمینان و امنیت این سرویس است. Hosted PBX در مقایسه با شبکه تلفن‌های سنتی مانند PSTN داری قابلیت اطمینان بالا و پایداری بیشتری است.

 

 

زیرساخت ارتباطی سنتی در پایان عمر خود قرار دارند. خطوط کابل مس سنتی بسیار آسیب‌پذیرند و در صورت آسیب باعث قطعی‌های طولانی خواهند شد. در مقابل، تکنولوژی تلفن VoIP به بلوغ خود رسیده است و به‌طور قابل‌توجهی به یک منبع بسیار قابل‌اعتماد ارتباطات صوتی کسب‌وکار تبدیل شده است. VoIP وابسته به یک اتصال اینترنتی است، با اتصال به پهنای باند سریع و پایدار، می‌توانید قابلیت اطمینان سرویس تلفن خود را افزایش دهید. برای اطمینان بیشتر به موارد زیر توجه کنید:

• دریافت گارانتی کیفیت سرویس (QoS)
• نظرات مشترکین سابق و فعلی
• دریافت SLA
• دریافت تضمین پشتیبانی ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته

 

7. مقیاس‌پذیری

سیستم های مبتنی بر VOIP بسیار مقیاس پذیرند ، حتی اگر پرسنل سازمان شما چند برابر شود نیازی به تغییر زیرساختی در آن نخواهد بود . که این امکان در VOIP هم باعث کاهش هزینه در سازمان‌های در حال رشد می شود و هم زمان توسعه را کاهش می دهد. سیستم‌های تلفن سنتی مقیاس‌پذیری بسیار محدودی دارند. برای مثال درصورتی‌که یک کسب‌وکار نیاز به افزودن یک خط داخلی و یا نیاز به ایجاد تغییر در سیستم داشته باشد، در سیستم‌های تلفن آنالوگ هفته‌ها طول خواهد کشید تا تغییرات موردنظر در زیرساخت سرویس اعمال شود. برخلاف سیستم‌های تلفنی سنتی، در سیستم تلفن Hosted PBX تمامی تنظیمات مانند اضافه یا کم کردن تعداد داخلی‌ها و پیکربندی‌ها با استفاده از پنل مدیریت قابل انجام است و نیاز به اعمال تغییرات در زیرساخت نیست. که این امر به خودی‌خود باعث پیشرفت سازمان خواهد شد. 

 

مزایای تلفن سنترال (PBX) برای کسب و کارها:

سیستم تلفن سانترال (PBX) بهترین انتخاب برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ است.

بستر تلفن سانترال (PBX) می تواند با اندازه شرکت شما، تعداد نیروی کاری که دورکاری می کنند و یا مراکز چندگانه تماس شما هماهنگ شود. استفاده از سرویس های میزبان برای استارت آپ ها یا شرکت های کوچکی که رشدشان به نیروهای دورکار و اقتصاد گیگ (gig economy) وابسته است، بسیار مناسب هستند.

این تامین کنندگان ابری بخش بزرگی از هزینه های شرکت بابت سخت افزارهای برون سایتی (off-site) را کم می کنند. در واقع به طور خلاصه می توان گفت دیگر لازم نیست برای تجهیزات کسب و کارتان هزینه کنید چرا که تامین کنندگان بخشی از آن را طی قرارداد با Hosted PBX به شما “قرض” می دهند.

وقتی سرویس های IP  ابری وارد بازار شدند، کسب و کارها به ارتباطات یکپارچه (Unified Communications) روی آوردند و از هزینه هایی که باید بایت تجهیزات محلی PBX  و پشتیبانی فنی می دادند راحت شدند.

این هزینه ها به خصوص برای شرکت های کوچک و با منابع محدود بسیار پایین می آمد. این شرکت ها می توانند با پکیج های اختصاصی PBX که می تواند نیازهایشان را برطرف کند، شروع کنند و از تامین کنندگان سرویس های ابری بخواهند بعدها آن را ارتقا دهد.

در حال حاضر Hosted PBX جامع‌ترین و انعطاف‌پذیرترین راه‌حل موجود برای سرویس تلفن ثابت سازمانی است، اما این راه‌حل برای همه‌ی کسب‌وکارها مناسب نیست. برای درک این که آیا کسب وکار شما نیاز به تغییر روش‌های ارتباطی خود دارد، با شماره‌ی 91303052-۰۲۱ تماس بگیرید و یا در وبسایت شرکت ساپرن با مطالعه مقاله راهنمای انتخاب سرویس تلفن voip برای سازمان ها اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب نمایید.